使審計(jì)報(bào)告更具影響力的六個(gè)建議

[指南]：如果您問內(nèi)部審計(jì)師寫審計(jì)報(bào)告的原因，有人可能會(huì)說這是為了傳達(dá)審計(jì)業(yè)務(wù)的目標(biāo)，范圍和結(jié)果。其他人可能會(huì)說這是為了描述審核結(jié)果并提出改進(jìn)建議。我認(rèn)為編寫內(nèi)部審計(jì)報(bào)告的最終目標(biāo)是……

使審計(jì)報(bào)告更具影響力的六個(gè)建議

如果您問內(nèi)部審計(jì)師為什么要撰寫審計(jì)報(bào)告，則有人可能會(huì)說這是為了傳達(dá)審計(jì)業(yè)務(wù)的目標(biāo)，范圍和結(jié)果；其他人可能會(huì)說這是為了描述審核結(jié)果并提出改進(jìn)建議。我認(rèn)為編寫內(nèi)部審計(jì)報(bào)告的最終目的不是描述我們的發(fā)現(xiàn)或提出改進(jìn)建議，而是說服讀者采取行動(dòng)。

有必要影響讀者采取行動(dòng)。但是，并非所有內(nèi)部審計(jì)員都知道，不同的寫作風(fēng)格會(huì)對(duì)糾正措施的實(shí)施甚至及時(shí)實(shí)施產(chǎn)生重大影響。讀者可以輕松訪問該報(bào)告的內(nèi)容，但是促使讀者采取行動(dòng)的因素是寫作風(fēng)格。例如，當(dāng)年美國(guó)陸軍使用兩種不同版本的商業(yè)電子郵件進(jìn)行了一項(xiàng)測(cè)試，要求收件人執(zhí)行相同的任務(wù)。結(jié)果表明，那些收到精心撰寫且具有高度傳染性的電子郵件的收件人在同一天完成任務(wù)的可能性是對(duì)照組的兩倍。

在作為內(nèi)部審計(jì)師的職業(yè)生涯中，我編寫或編輯了數(shù)百份內(nèi)部審計(jì)報(bào)告，其中一些報(bào)告很好，而另一些則可能需要新一輪的編輯。以下建議可以幫助每個(gè)人有效地提高審計(jì)報(bào)告的影響力-它們不僅會(huì)改變報(bào)告讀者的看法，而且還會(huì)發(fā)出呼吁采取行動(dòng)以實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)。

01

使報(bào)告更簡(jiǎn)短

如果您閱讀了司法部總檢察長(zhǎng)（IG）關(guān)于聯(lián)邦官員如何處理希拉里·克林頓在國(guó)務(wù)卿任職期間使用私人電子郵件服務(wù)器的調(diào)查報(bào)告，您會(huì)發(fā)現(xiàn)這是與一般內(nèi)部審核不符。該報(bào)告是非常不同的。它超過25萬個(gè)單詞，建議部分直到大約500頁才開始。

我既沒有評(píng)論本報(bào)告的發(fā)現(xiàn)，也沒有討論與這一事件有關(guān)的政治。作為前檢察官，我很高興在司法調(diào)查中有必要提供詳細(xì)信息。審查范圍艱巨，問題復(fù)雜，業(yè)務(wù)的每個(gè)領(lǐng)域都充滿爭(zhēng)議。但是，我們必須尊重讀者的需求。適用于大規(guī)模IG調(diào)查的風(fēng)格可能不適合內(nèi)部審計(jì)部門。我花了一整夜的時(shí)間嘗試（但失敗了）閱讀IG報(bào)告。它使我想起了偉大的溫斯頓·丘吉爾（Winston Churchill）的著名話：“這份報(bào)告很長(zhǎng)，可以使自己免于被閱讀的危險(xiǎn)。”

內(nèi)部審計(jì)師可以學(xué)習(xí)的經(jīng)驗(yàn)：（1)內(nèi)部審計(jì)報(bào)告只有在滿足利益相關(guān)者的需求時(shí)才最有說服力；（2)如果我們向讀者提供過多的信息，報(bào)告的影響變得更小。如果無法直接解釋問題，則報(bào)告中的每個(gè)單詞，每個(gè)想法，甚至整個(gè)句子，都應(yīng)考慮將其刪除。

02

使報(bào)告更簡(jiǎn)單

最好的內(nèi)部審計(jì)報(bào)告是使用更簡(jiǎn)單的詞來表達(dá)更復(fù)雜的觀點(diǎn)，而不是使用更復(fù)雜的詞來表達(dá)更簡(jiǎn)單的觀點(diǎn)。當(dāng)我們使用清晰，直接和熟悉的語言時(shí)，我們的文章最有說服力。這并不意味著使我們的報(bào)告“膚淺”。普通語言意味著與法律術(shù)語相反的清晰有效的交流。正如我在以前的博客文章“內(nèi)部審計(jì)報(bào)告中不應(yīng)說的十件事”中提到的那樣。如果這十件事對(duì)您來說令人印象深刻，則意味著您的報(bào)告可能需要重寫。

令人信服的證據(jù)表明，易于理解的語言更容易在較短的時(shí)間內(nèi)閱讀，理解和遵循。 1989年，美國(guó)海軍對(duì)軍官進(jìn)行了一次調(diào)查。他們閱讀的商務(wù)備忘錄要么簡(jiǎn)潔明了，要么官僚主義。結(jié)果顯示，官員們看到了這個(gè)簡(jiǎn)單易懂的備忘錄：

顯然有較高的了解。

閱讀時(shí)間減少了17％至23％。

無需再次閱讀備忘錄。

許多內(nèi)部審計(jì)師使用Flesch-Reading Ease或Flesch-Kincaid水平測(cè)試等工具來確定其報(bào)告是否可讀。這些測(cè)試可在線免費(fèi)獲得。如果您使用Microsoft Word編寫報(bào)告，還可以選擇在檢查拼寫和語法后顯示有關(guān)您的閱讀水平的信息。

經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)內(nèi)部審計(jì)師可以學(xué)習(xí)：在市場(chǎng)營(yíng)銷材料中，很少看到官僚語言或法律術(shù)語，這是有原因的：樸素的語言可以更好地銷售思想。即使您的所有利益相關(guān)者都有閱讀和理解博士學(xué)位論文的能力，這也不意味著他們想閱讀此類文章。如果您的文章既不夸張，不必要地復(fù)雜，也不充滿技術(shù)詞匯，那么您的文章就更有說服力。

學(xué)不同的會(huì)計(jì)課程，詳情會(huì)有所差異，為了精準(zhǔn)快速的解決您的問題，建議您向老師說明詳細(xì)情況，1對(duì)1解決您的實(shí)際問題。